Certificação de software

Por se tratar de um assunto que tem suscitado algumas dúvidas e termos recebido diversos pedidos de esclarecimento, iremos manter no nosso site os esclarecimentos mais importantes sobre este novo requisito legal.
 
Numa linguagem acessível e em forma de pergunta-resposta, abordamos as questões mais pertinentes e mais frequentemente colocadas sobre a certificação.
 
Se tiver mais alguma questão que queira colocar, poderá contactar-nos directamente ou deixar aqui a sua pergunta. Responder-lhe-emos logo que possível e, se a sua dúvida for partilhada por mais Instituições, adicioná-la-emos à lista.
 
Clique nas perguntas que quiser ver respondidas:
 

O que é a certificação de software?

A portaria 363/2010 obriga a que, a partir de Janeiro de 2011, os programas informáticos de facturação passem a cumprir determinados requisitos técnicos.
 
A certificação é o processo através do qual a DGCI (Direcção Geral de Contribuições e Impostos) verifica a conformidade dos programas informáticos com as exigências da portaria.
 
Se todos os requisitos forem cumpridos, o software é certificado, sendo-lhe atribuído um número de certificado. Por exemplo, ao software di.WinCreche da Desafio Informático foi atribuído o certificado número 249.

É obrigatório utilizar software certificado?

Sim. É obrigatória a utilização de software certificado para emissão de facturas ou quaisquer documentos que suportem uma operação de transacção de bens ou prestação de serviços.
 
Por exemplo, os vulgares “recibos de mensalidade”, ainda muito utilizados em infantários e IPSS’s, suportam uma operação de prestação de serviços e por isso, a partir de Janeiro de 2011 só podem ser emitidos por um programa informático certificado.

Há alguma isenção relativamente ao uso de software certificado?

Sim. Estão isentas da obrigatoriedade de utilização de software certificado todas as empresas ou Instituições que:

- Tenham tido um volume de negócios inferior a 150.000 € no ano anterior
- Tenham emitido menos de 1000 documentos de venda ou prestação de serviços
- Lidem apenas com clientes que exerçam actividades de produção, comércio ou prestação de serviços
- Utilizem software produzido pela própria empresa ou Instituição e do qual sejam detentoras dos direitos de autor

As Misericórdias e outras IPSS´s também são obrigadas a utilizar software certificado?

A interpretação da portaria continua a gerar controvérsia, não sendo claro que as Misericórdias e outras IPSS's estejam isentas da obrigatoriedade de utilização de software certificado.
 
No entanto, no passado mês de Fevereiro de 2011, a DGCI emitiu um parecer vinculativo, no qual esclarece que as Misericórdias não estão obrigadas a utilizar software certificado.
 
Apesar de não existir a obrigatoriedade legal, é útil e vantajosa a utilização de software certificado.

Qual é então a vantagem de utilizar software certificado?

O objectivo principal da certificação de software é garantir um maior rigor e inviolabilidade de informação de natureza fiscal. Todas as empresas ou Instituições que valorizem o rigor e transparência de gestão verão, assim, mais reconhecidos esses valores utilizando software certificado.
 
Por outro lado, estando as Instituições certificadas ou em processo de certificação da qualidade, não seria coerente nem faria sentido que não utilizassem software certificado.

E não há desvantagens em utilizar software certificado? Por exemplo, não será mais complicado o trabalho diário, uma vez que não poderemos alterar documentos depois de emitidos?

Se o software com que trabalha for realmente bom, nenhuma tarefa será mais complicada ou demorada.
 
Todas as correcções que necessitar de fazer em qualquer documento de facturação podem ser feitas com os mecanismos contabilísticos adequados. Cabe às empresas produtoras de software agilizar essas tarefas, desenvolvendo software suficientemente intuitivo e “inteligente” para reduzir ao mínimo o trabalho do utilizador.
 
Se o seu fornecedor informático não tem software certificado ou se, por causa da certificação, o software ficou mais complicado e o obriga a perder mais tempo, talvez esteja na hora de conhecer as alternativas que existem no mercado.
 
Na Desafio Informático ocupamos grande parte do nosso tempo a compreender e simular as dificuldades diárias das Instituições para desenvolver software capaz de simplificar ao máximo o trabalho do utilizador. Por esta razão, os nossos clientes do Sector Social cedo nos manifestaram a vontade de usar software Desafio Informático certificado, mesmo que venham a estar isentos dessa obrigação.

Uma empresa informática enviou-me uma comunicação com um logótipo oficial a indicar que o software que produz se encontra certificado. Posso então usar tranquilamente esse software na certeza de que estou a cumprir a lei?

Não. Não existe qualquer logótipo oficial para indicar que um software está certificado nem a declaração da empresa produtora é suficiente para comprovar que o seu software se encontra certificado.

Como posso então verificar se um determinado software está ou não certificado?

É muito fácil fazer essa verificação. Basta aceder ao portal das finanças na internet (em http://www.portaldasfinancas.gov.pt. Deve depois dar um clique na opção “Apoio ao Contribuinte” no lado esquerdo do ecrã. Em seguida, ao centro, clique em “Certificação de Software de Facturação”. Nos novos links que aparecem ao centro, escolha “Lista dos programas certificados”.
 
Na lista tem que existir um registo para cada programa com o nome do programa, o nome da empresa produtora e o número de certificado atribuído.
 
Por exemplo, a Desafio Informático aparece seis vezes nessa lista, com os números de certificado de 244 a 249 correspondendo às várias aplicações de facturação de que é produtora.
 
Se quiser, também pode utilizar este link para chegar directamente à lista:
http://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/Out/consultaProgCertificadosM24.action?&pagina=13
 

A utilização de software certificado é obrigatória a partir de que data?

Se em 2010 o volume de negócios da empresa ou Instituição foi superior a 250.000 €, é obrigatório usar software certificado já a partir de 1 de Janeiro de 2011.
 
Para volumes de negócio inferiores, a obrigatoriedade existe apenas a partir de 1 de Janeiro de 2012.
 
Se o volume de negócios for inferior a 150.000 €, não é, para já, obrigatória a utilização de software certificado.
 
Independentemente da obrigatoriedade legal, qualquer empresa ou Instituição pode, se quiser, utilizar software certificado.

A minha Instituição é uma IPSS. O volume de negócios não é um dado apenas de empresas com fins lucrativos?

Não. Apesar de serem instituições sem fins lucrativos, as IPSS’s também têm o que tecnicamente se designa por “Volume de Negócios”. De um modo geral, o apuramento desse valor é conseguido através das contas 71, 72 e 73 da contabilidade do PCIPSS (Plano de Contas das IPSS). O seu técnico oficial de contas poderá informá-lo sobre isso.

Se tivermos que usar software certificado já a partir de 1 de Janeiro de 2011 mas na realidade só começarmos em Fevereiro ou Março isso poderá ter consequências no futuro?

Se a obrigatoriedade existe a partir de 1 de Janeiro de 2011, ao não cumprir com o estipulado, estará a proceder de forma ilegal. Não o deve fazer.
 
De qualquer forma nos documentos emitidos por software certificado, têm que constar algumas informações, nomeadamente a indicação dessa mesma certificação (“Documento emitido por programa certificado nº … /DGCI”) e parte da chave de assinatura desse documento. Se não utilizar software certificado não poderá emitir correctamente os documentos e isso pode ser verificado no futuro.

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Se pretender pode consultar mais informação sobre o software certificado di.Wincreche.